1. Anmeldung und Zulassung
Mit der Abgabe der Anmeldung verpflichtet sich der Anmelder zur Beteiligung an der Ausstellung. Mit der Anmeldung erkennt der Aussteller für sich und die von ihm Beauftragten die Ausstellungsbedingungen als verbindlich an. Anmeldungen mit Vorbehalten, Streichungen, Ergänzungen und Änderungen sind unwirksam. Die Zulassung erfolgt durch schriftliche Bestätigung, wodurch ein Vertrag zwischen Aussteller und Veranstalter geschlossen ist. Die erteilte Zusage kann widerrufen werden, wenn die Voraussetzungen für die Erteilung nicht oder nicht mehr gegeben sind. Der Veranstalter ist berechtigt, Anmeldungen ohne Begründung zurückzuweisen.
2. Standvergabe
Die Ausstellungsstände werden vom Veranstalter zugeteilt. Das Eingangsdatum der Anmeldung ist hierbei nicht maßgebend. Wünsche der Aussteller über die Zuweisung von bestimmten Ständen werden soweit wie möglich berücksichtigt, können jedoch nicht zur Bedingung gemacht werden. Der Veranstalter kann Stände und Werbetafeln aus organisatorischen Gründen oder wegen des Gesamtbildes auf andere Plätze verlegen oder die Ausstellungsfläche und -aufteilung anpassen.
3. Organisation der Ausstellung
Der Veranstalter hat das Recht, die organisatorische Abwicklung im Rahmen der tagungsbegleitenden Ausstellung auf andere Firmen zu übertragen. Sie sind erster Ansprechpartner für Fragen der Ausstellungsorganisation und -abwicklung zur Klärung von offenen Fragen der Aussteller berechtigt. Diese Firmen regeln insbesondere die Koordination und die Kommunikation zwischen den Ausstellern und dem Veranstalter, zwischen den Ausstellern untereinander und zwischen den Ausstellern und der Messebaufirma.
4. Mehrere Mieter, Untervermietung, Überlassung des Standes an Dritte
Der Aussteller ist nicht berechtigt, ohne schriftliche Genehmigung des Veranstalters den ihm zugewiesenen Platz ganz oder teilweise Dritten zu überlassen, ihn zu vertauschen, unterzuvermieten oder für andere Firmen anzunehmen. Die Aufnahme eines Mitausstellers bedarf eines gesonderten Antrags und hat schriftlich beim Veranstalter zu erfolgen. Die Zulassung eines Mitausstellers ist kostenpflichtig. Eine ohne Zustimmung erfolgte Aufnahme eines Mitausstellers berechtigt den Veranstalter, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos aufzukündigen und den Stand auf Kosten des Standmieters räumen zu lassen.
5. Standpersonal
Im Mietpreis sind die Teilnahmegebühren für zwei Personen (Standpersonal) an der Veranstaltung inkl. Mitaussteller enthalten. Das Standpersonal ist namentlich zu benennen; die Berechtigungen sind nicht übertragbar. Weitere Personen aus dem ausstellenden Unternehmen zahlen ermäßigte Teilnahmegebühren (€ 500,-) für die Kongressteilnahme.
6. Standbegrenzungen und -dimensionierungen
Eine Überschreitung der Standbegrenzung ist unzulässig. Der Veranstalter kann verlangen, dass Ausstellungsstände, deren Aufbau nicht genehmigt ist bzw. nicht den Ausstellungsbedingungen entsprechen, geändert oder entfernt werden. Muss ein Stand aus dem gleichen Grund geschlossen werden, so ist ein Anspruch auf Rückerstattung der Standmiete nicht gegeben.
7.1 Systemstand
Sofern der Aussteller kein eigenes Standsystem verwendet, können Systemstandelemente, einer beim Veranstalter akkreditierten Messebaufirma, gebucht werden. Die gebuchten Leistungen sind kostenpflichtig und werden zusätzlich zur Ausstellergebühr in Rechnung gestellt. Das gesamte Standbaumaterial, ggf. auch inkl. Blende ist Eigentum der Messebaufirma. Wände des Mietstandes dürfen weder beklebt noch »benagelt« oder »betackert« werden.
Eventuelle Beschädigungen und Sonderreinigungen werden dem einzelnen Aussteller in Rechnung gestellt.
7.2 Eigenes Standsystem
Wird ein eigenes Standsystem mitgebracht, entfällt der Standaufbau. Eine Zeichnung ist dann spätestens sechs Wochen vor Veranstaltungsbeginn einzureichen, um die Genehmigung des Veranstalters einzuholen.
8. Rücktritt
Erfolgt nach verbindlicher Anmeldung eine Absage, die bis zur sechsten Woche vor Veranstaltungsbeginn beim Veranstalter eingeht, so werden 25 % der Standmiete als Kostenbeitrag erhoben, bei späteren Absagen ist die volle Standmiete fällig. Der Antrag auf Rücktritt kann nur schriftlich erfolgen. Er ist nur dann wirksam, wenn der Veranstalter schriftlich sein Einverständnis gibt.
9. Zahlungsfristen und -bedingungen
Der Veranstalter hat das Recht, die Rechnungsstellung, die Abwicklung der Zahlung und die Termin- oder Zahlungsüberwachung an andere Firmen zu übertragen, die dann in den beschriebenen Angelegenheiten im Auftrag des Veranstalters handeln. Die in der Rechnung genannten Zahlungstermine sind einzuhalten. Die Bezahlung der Rechnungsbeträge vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn ist Voraussetzung für den Bezug der Ausstellungsfläche. Der Veranstalter kann bei Nichteinhaltung der Zahlungsbedingungen über den bestätigten Stand anderweitig verfügen.
10. Werbung
Der Aussteller ist zur Durchführung von Werbemaßnahmen, insbesondere der Verteilung von Prospektmaterial und Warenproben, nur innerhalb des ihm zugewiesenen Standes berechtigt.
Ohne Genehmigung angebrachte Plakate, Aufkleber oder andere Werbedrucke werden während der Veranstaltung kostenpflichtig entfernt. Lautsprecherwerbung, Diapositiv- oder Filmvorführungen sowie Showeinlagen bedürfen der schriftlichen Vereinbarung mit dem Veranstalter. Das Gleiche gilt für die Verwendung anderer Geräte und Einrichtungen, durch die auf optische Weise eine gesteigerte Werbewirkung erzielt werden soll. Der Veranstalter ist berechtigt, trotz vorher erteilter Genehmigung diejenigen Vorführungen einzuschränken oder zu untersagen, die Belästigungen, Schmutz, Staub, Abgase oder Erschütterungen verursachen oder aus sonstigen Gründen zu einer Gefährdung oder Beeinträchtigung der Veranstaltung führen.
11. Auf- und Abbau
Die genauen Zeiten für den Auf- und Abbau der Stände werden rechtzeitig mitgeteilt und sind einzuhalten. Der Standaufbau muss rechtzeitig vor der Eröffnung der Veranstaltung abgeschlossen sein. Vom Veranstalter definierte Verkehrsflächen sind unbedingt freizulassen.
Der Aussteller verpflichtet sich zur Entsorgung des Mülls nach Auf-/Abbau des Stands. Notwendige Aufräumarbeiten werden dem Verursacher in Rechnung gestellt.
Kein Stand darf vor Veranstaltungsende ganz oder teilweise geräumt werden, es sei denn, der Veranstalter hat hierfür sein ausdrückliches Einverständnis gegeben. Zuwiderhandelnde Aussteller müssen eine Vertragsstrafe in Höhe der Ausstellergebühr entrichten. Der Veranstalter behält sich darüber hinaus vor, einen Ausschluss für die nächste Veranstaltung auszusprechen.
12. Strom/Beleuchtung, Telefonanschluss, Materialbedarf
Die allgemeine Beleuchtung und ein einfacher Stromanschluss (220V, 16A) gehen zu Lasten des Veranstalters.
Wünsche der Aussteller nach Telefonanschlüssen oder sonstigen zusätzlichen Telekommunikationseinrichtungen sind mit dem Veranstalter oder mit der von ihm beauftragten Firmen zu bestellen. Diese Bestellung kann nur nach rechtzeitiger Anmeldung berücksichtigt werden. Die Berechnung dieser Anschlüsse und Nutzungsgebühren erfolgt – zusätzlich zur Standmiete – durch den Veranstalter oder der von ihm beauftragten Firmen zu Lasten des Ausstellers.
13. Haftung
Haftungsansprüche gegen den Veranstalter sind ausgeschlossen. Den Ausstellern wird empfohlen, ihr Risiko selbst über eine Versicherung abzudecken. Der Aussteller ist selbst für alle Schäden, die Dritte auf dem Stand des Ausstellers oder für dessen Tätigkeit erleiden, haftpflichtig.
14. Behördliche Bestimmungen
Sämtliche Gänge im Ausstellungsbereich müssen aufgrund von Sicherheitsvorschriften in voller Breite freigehalten werden. Die Einrichtung der Stände darf nicht über die Begrenzung des Standes hinausgehen.
15. Aussteller-/Teilnehmerausweise
Für die Dauer der Veranstaltung ist das vom Veranstalter an alle Aussteller ausgegebene Namensschild zu tragen. Andere Namensschilder sind nicht gestattet. Besucher müssen ein Besucherschild des Veranstalters tragen.
16. Abgabe von Nahrungs- und Genussmitteln/Ausschank
Verköstigungen und Abgaben von Nahrungs- und Genussmitteln sind genehmigungspflichtig, sofern sie nicht über ggf. vorgeschriebene ortsgebundene Cateringservices erfolgen.
17. Höhere Gewalt
Kann der Veranstalter aufgrund eines besonderen Umstandes die Veranstaltung nicht durchführen, entfällt die Standmiete. Im Falle einer Absage übernimmt der Veranstalter keinerlei weitere Kosten. Muss eine begonnene Veranstaltung verkürzt oder vorzeitig beendet werden, hat der Aussteller keinen Anspruch auf Rückerstattung oder Reduzierung der Standmiete. Wenn die Veranstaltung aus zwingenden Gründen auf einen anderen Termin verlegt werden muss, so behalten die getroffenen Vereinbarungen ihre Gültigkeit.
18. Salvatorische Klausel
Sollten eine oder mehrere Regelungen dieser Bedingungen ganz oder teilweise nicht wirksam oder unwirksam sein, wird hierdurch nicht die Gültigkeit der übrigen Regelungen berührt. In einem solchen Fall gilt die gesetzliche Regelung des jeweiligen Vertragstypus, auf den sich die unwirksame Regelung bezieht.
Dortmund, den 1. März 2011
gez.
Konsortium EffizienzCluster Management GmbH & Fraunhofer IML
- als Veranstalter des Zukunftskongresses Logistik 2011 -